隨著現代加工技術的發展，刀具作為加工生產的主要資源，其材料、形狀和加工條件等各種要求也越來越多。為了提高加工效率及質量，實現一次裝夾完成多工序加工或連續自動化加工的目的，需要刀具監控系統具有對各種不同的刀具及其信息進行統一管理的功能，即刀具管理功能，主要有以下幾個方面。
（1）刀具信息管理 每把刀具都包括兩種信息，一種是刀具描述信息，即靜態信息，如刀具名稱、幾何參數（刀具長度和刀具半徑等），手動輸入并且不再變化；另一種為刀具狀態信息，即動態信息，如刀具所在位置、刀具壽命（使用次數、使用時間和磨損量等），在輸入后，隨著刀具的使用，數據會不斷更新，系統實時記錄并統計。
（2）刀具位置調度管理 刀具的位置調度管理就是根據刀具的信息，按照一定的選刀策略，及時而準確地將所需的新刀具裝到主軸上，并將舊刀具歸還刀庫備用，具有備刀功能的機床，還可將后續所需的刀具提前放至備刀區域，以節省下把刀的換刀時間。
（3）刀具特殊屬性管理 隨著刀具種類的增多，有些刀具有特殊的屬性需要設置，且對使用有特殊要求，需要單獨處理，例如需要對使用時主軸的＊高速度進行限制、內冷卻功能刀具在使用時需要打開內冷卻等。
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